لیوان برنددار همایش را چطور باید سفارش داد؟
سفارش لیوان برنددار همایش را از روز رویداد شروع کنید و به عقب بیایید: ابتدا تعداد شرکت‌کننده و دفعات پذیرایی را حساب کنید، سپس ذخیره اضافه بگذارید، طرح را با پروف تأیید کنید و برای تولید، چاپ و حمل زمان کافی در نظر بگیرید. چون تاریخ رویداد جابه‌جا نمی‌شود، زمان واقعی تحویل را همان ابتدا از کارشناس استعلام کنید و سفارش را زودتر ثبت کنید.
تفاوت سفارش رویدادی با سفارش کافه این است که فرصت دوم وجود ندارد. کافه با کمبود لیوان می‌تواند هفته بعد جبران کند؛ اما وسط همایش نمی‌شود لیوان چاپ‌شده دوباره رسید. این مقاله برای برگزارکنندگان همایش، نمایشگاه، مراسم سازمانی و جشن‌هایی مثل عروسی است.
برآورد تعداد لیوان برای همایش و مراسم؛ فرمول ساده با مثال فرضی
خطای رایج در برآورد، ضرب‌کردن تعداد مهمان در یک عدد حدسی است. در عمل باید سه چیز را جدا بسنجید: چند نفر واقعاً می‌آیند، در چند نقطه از برنامه نوشیدنی سرو می‌شود و هر نفر در هر نقطه چند لیوان برمی‌دارد. ثبت‌نام‌شده با حاضر یکی نیست؛ در همایشی که ثبت‌نامش رایگان است، شمار حاضران ممکن است با فهرست فاصله داشته باشد و در نمایشگاه با رفت‌وآمد آزاد اصلاً شمار دقیقی وجود ندارد. در این حالت از تجربه دوره قبل کمک بگیرید.
پس از برآورد کل، آن را میان گرم و سرد تقسیم کنید؛ لیوان گرم و سرد متریال، درب و سفارش جداگانه دارند. چای و قهوه در همایش‌های سالنی معمولاً سهم بیشتری دارند، اما در فصل گرم یا نمایشگاه شلوغ نوشیدنی سرد سهم بزرگ‌تری می‌گیرد. اگر ثبت‌نام آنلاین دارید، یک سؤال ساده درباره ترجیح نوشیدنی نسبت را روشن می‌کند.
فرمول پایه این است: تعداد لیوان برابر است با جمع حاضران و عوامل، ضرب در تعداد نقطه‌های پذیرایی، ضرب در لیوان هر نفر در هر نقطه، به‌علاوه ذخیره. مثال زیر کاملاً فرضی است، اعداد گرد انتخاب شده‌اند و به هیچ رویداد یا داده واقعی ARcup مربوط نیست:
- همایش یک‌روزه با ۴۰۰ شرکت‌کننده و ۴۰ نفر عوامل، سخنران و مهمان ویژه؛ جمعاً ۴۴۰ نفر
- سه نقطه پذیرایی: هنگام ورود، وقفه صبح و وقفه عصر
- فرض ساده: هر نفر در هر نقطه یک لیوان برمی‌دارد؛ ۴۴۰ ضرب در ۳ می‌شود ۱٬۳۲۰ لیوان
- ذخیره برای ریزش، لیوان دوم مهمانان و خطاهای سرو: ۱۸۰ لیوان
- سفارش نهایی: ۱٬۵۰۰ لیوان، که باید میان گرم و سرد و میان سایزها هم تقسیم شود
زمان‌بندی معکوس؛ از روز رویداد تا روز ثبت سفارش
تاریخ رویداد تنها ددلاین واقعی پروژه است و همه زمان‌های دیگر از آن به عقب حساب می‌شوند. اشتباه رایج این است که طرح لیوان را در هفته‌های آخر شروع کنند، در حالی که طرح، تأیید پروف، تولید، کنترل کیفیت و ارسال هرکدام زمان می‌برند.
این مقاله عمداً عدد روز یا هفته نمی‌دهد، چون مدت تولید و تحویل به محصول، روش چاپ، تعداد رنگ، تیراژ و شهر مقصد بستگی دارد. تاریخ رویداد را هنگام ثبت درخواست به کارشناس بگویید و زمان واقعی را از او بپرسید. مسیر سفارش در ARcup این است: ثبت درخواست، تماس کارشناس، پیش‌فاکتور نهایی، تأیید اطلاعات و قرارداد، تولید و کنترل کیفیت، تسویه و ارسال. پرداختی پیش از تماس کارشناس و پیش‌فاکتور نهایی وجود ندارد.
ترتیب زیر را روی تقویم خودتان بنویسید و برای هر مرحله یک مسئول مشخص کنید. مراحل از روز رویداد به عقب مرتب شده‌اند:
- روز رویداد: لیوان‌ها باید از قبل در محل، شمرده‌شده و آماده توزیع باشند، نه هنوز در مسیر
- روزهای پیش از رویداد: تحویل در محل، شمارش کارتن‌ها و بازرسی نمونه‌ای؛ فاصله را متناسب با مسیر و سخت‌گیری محل برگزاری بگذارید
- ارسال به شهر یا سالن مقصد: مدتش را از کارشناس بپرسید و برای تأخیر حمل حاشیه بگذارید
- تأیید نهایی پروف و قرارداد: مرحله‌ای که بیشتر به سرعت تأیید شما وابسته است تا به خط تولید
- پیش‌فاکتور نهایی: پس از قطعی‌شدن تعداد، سایز، درب و روش چاپ
- ثبت درخواست همراه تاریخ رویداد و برآورد تعداد
- قفل‌شدن طرح: نام رویداد، لوگوی حامیان و تاریخ؛ زودترین و مهم‌ترین مرحله که بیشتر تأخیرها از آن شروع می‌شود
طرح ویژه رویداد؛ نام، تاریخ، لوگوی حامیان و خوانایی
لیوان برنددار همایش مثل کارت شناسایی رویداد است: مخاطب بین وقفه‌ها آن را در دست دارد، از آن عکس می‌گیرد و گاهی به دفتر یا خانه می‌برد. طرح ویژه رویداد معمولاً شامل نام رویداد، لوگوی برگزارکننده، یک شعار یا هشتگ و در صورت نیاز تاریخ و لوگوی حامیان است. طرح باید در یک نگاه خوانده شود، چون لیوان بیشتر از فاصله چند قدمی و با نوشیدنی در دست دیده می‌شود.
تاریخ روی لیوان تصمیمی دوطرفه است. وجود تاریخ حس یادگار و آیین می‌دهد، اما لیوان باقی‌مانده را برای رویداد بعدی بلااستفاده می‌کند. اگر رویداد دوره‌ای است یا احتمال می‌دهید لیوان اضافه بماند، تاریخ را در بخش کوچکی از طرح بگذارید یا کلاً حذفش کنید و نام رویداد یا شعار ثابت دوره‌ها را چاپ کنید. حذف تاریخ ریسک اشتباه نوشتاری در لحظه آخر را هم کم می‌کند.
طرح‌های تمام‌رنگ و تصویری معمولاً روی لیوان دوجداره با چاپ افست جا می‌افتند و لوگوی ساده روی لیوان تک‌جداره با افست یا سیلک قابل اجراست؛ بسته به طرح و تیراژ، انتخاب روش چاپ را در مقایسه روش‌های چاپ ببینید و با کارشناس ARcup مرور کنید. پروف پیش از تولید مرحله‌ای است که همه ذی‌نفعان باید طرح را ببینند؛ تغییر بعد از تأیید معمولاً هم زمان می‌برد و هم هزینه دارد.
- نام کامل رویداد و املای آن را از منبع رسمی برگزارکننده بگیرید، نه از پیام‌های قدیمی
- تاریخ را با تقویم مورد نظر (شمسی یا میلادی، روز و ماه) دوباره کنترل کنید
- لوگوی حامیان را از فایل رسمی و با ترتیب و اندازه توافق‌شده بگذارید و تأیید کتبی بگیرید
- متن ریز و کنتراست ضعیف را حذف کنید؛ روی بدنه منحنی لیوان نوشته کوچک‌تر و کم‌خوان‌تر می‌شود
- اگر QR می‌گذارید، روی چند گوشی امتحانش کنید و مقصد لینک را بعد از رویداد هم فعال نگه دارید
مصرف بین وقفه‌ها و سایز مناسب لیوان
پذیرایی همایش یکنواخت پخش نمی‌شود؛ در چند دقیقه وقفه، صدها نفر هم‌زمان نوشیدنی می‌خواهند و بعد مصرف تقریباً می‌ایستد. این الگو دو نتیجه دارد: اول اینکه به تعداد کافی نقطه سرو و نیروی سرو نیاز دارید تا صف نیمی از وقفه را نگیرد؛ دوم اینکه سایز لیوان باید با مقداری که در آن فاصله واقعاً نوشیده می‌شود جور باشد. لیوان بزرگ در وقفه کوتاه معمولاً نیمه‌پر رها می‌شود که هم هدررفت نوشیدنی است و هم زباله بیشتر.
در کاتالوگ ARcup لیوان دوجداره ۱۱۰ سی‌سی برای سرو سریع و رویداد معرفی شده و لیوان تک‌جداره در سایزهای ۹۰ تا ۳۶۰ سی‌سی برای چای، رویداد و مصرف عمومی. سایز ۹۰ سی‌سی بیشتر به اسپرسو و چشیدن نمونه می‌خورد. برای نوشیدنی سرد، لیوان PET با درب تخت یا گنبدی و لیوان PP بار سرد معرفی شده است. معیار انتخاب را نوع نوشیدنی و مدت وقفه بگذارید، نه فقط قیمت.
تنوع سایز را محدود کنید. هر سایز تیراژ، ذخیره و درب جداگانه می‌خواهد و در ساعت شلوغ سرو‌کننده باید بدون فکر لیوان درست را بردارد. معمولاً یک سایز اصلی گرم و یک سایز سرد کفایت می‌کند. راهنمای زیر فقط معیار تقریبی است و جای نمونه واقعی را نمی‌گیرد:
- وقفه کوتاه با پذیرایی ایستاده: سایز کوچک تا متوسط، تا لیوان نیمه‌پر باقی نماند
- مراسم نشسته با چای: تک‌جداره متوسط یا دوجداره، بسته به دمای سرو و مدت نگه‌داشتن لیوان در دست
- نمایشگاه با تردد و نوشیدنی همراه بازدیدکننده: سایز بزرگ‌تر همراه درب
- نوشیدنی سرد و آب‌میوه در سالن گرم یا فضای باز: لیوان سرد با درب مناسب
درب، آستین و اقلام همراه؛ چه چیزی واقعاً لازم است؟
درب را از روی محل و شیوه مصرف تصمیم بگیرید. در همایش سالنی که نوشیدنی همان‌جا نوشیده می‌شود، درب معمولاً ضروری نیست؛ اما در نمایشگاه، فضای باز، جابه‌جایی بین سالن‌ها یا مراسمی که مهمان هم می‌ایستد و هم صحبت می‌کند، درب از ریختن نوشیدنی جلوگیری می‌کند. ARcup برای لیوان گرم درب مشکی و سفید و برای بار سرد درب تخت و گنبدی دارد. سایز درب باید با سایز لیوان هماهنگ باشد و تعدادش را جدا از لیوان حساب کنید، چون همه مهمانان درب نمی‌خواهند.
لیوان تک‌جداره داغ بدون آستین برای دست مهمان ناراحت است؛ راه‌حل یا آستین است یا ساختار دوجداره. در رویداد کوتاه و با حجم مشخص، تک‌جداره با آستین می‌تواند منعطف باشد، اما نصب آستین کاری اضافه است که یا پیش از رویداد باید انجام شود یا در وقفه شلوغ روی دوش سرو‌کننده می‌افتد. اگر آستین چاپی می‌خواهید، امکان و شرایط تأمین را از کارشناس بپرسید و به یاد داشته باشید که این قلم هم تیراژ و ذخیره جداگانه دارد.
اگر پذیرایی سینی‌دار یا سیار است، در کاتالوگ ARcup جالیوانی مقوایی دوتایی و چهارتایی و کریر دسته‌دار دو لیوان هم هست؛ نی، دستمال چاپی و استیکر و لیبل نیز جزو ملزومات برند محسوب می‌شوند. هر قلم اضافه شمارش تازه‌ای می‌خواهد؛ فقط چیزی را وارد سفارش کنید که واقعاً لازم است.
- درب: در چه بخش‌هایی از برنامه مهمان لیوان را با خود جابه‌جا می‌کند؟ فقط برای همان بخش‌ها درب بشمارید
- سایز درب: با سایز دقیق لیوان همان سفارش تطبیق داده شود و نمونه‌اش با هم امتحان شود
- آستین یا دوجداره: بر اساس دمای سرو، سرعت وقفه و نیروی سرو تصمیم بگیرید
- جالیوانی و کریر: برای تحویل چند نوشیدنی به یک نفر یا سرو سینی‌دار
حمل، تحویل و نگهداری لیوان‌ها تا روز رویداد
پیش از ثبت سفارش روشن کنید لیوان‌ها کجا تحویل می‌شوند: دفتر خودتان، انبار یا محل رویداد؟ و چه کسی کارتن‌ها را تحویل می‌گیرد و شمارش می‌کند؟ ارسال مستقیم به سالن همایش یا هتل بدون هماهنگی قبلی با مسئول محل، ریسک گم‌شدن یا رد محموله را دارد.
لیوان کاغذی معمولاً از رطوبت، گرمای مستقیم و بوهای تند اثر می‌پذیرد، پس کارتن‌ها را در جای خشک و تمیز و روی پالت یا قفسه، نه مستقیم روی کف، نگه دارید. کارتن‌ها را تا زمان مصرف بسته نگه دارید و فقط به اندازه هر وقفه باز کنید.
به‌محض رسیدن محموله، تعداد کارتن‌ها را با پیش‌فاکتور تطبیق دهید و از چند کارتن نمونه باز کنید. مغایرت در تعداد، لهیدگی کارتن یا اختلاف چاپ با پروف را همان روز با عکس مستند کنید و به کارشناس اطلاع دهید؛ هر روزی که می‌گذرد، فرصت اصلاح پیش از رویداد کمتر می‌شود.
- نام و شماره مسئول تحویل در محل رویداد و ساعت‌های مجاز ورود بار
- فضای امن، خشک و دور از حرارت برای نگهداری کارتن‌ها در محل
- شمارش کارتن‌ها، بازرسی نمونه‌ای و ثبت عکس در روز تحویل
- تقسیم لیوان‌ها میان نقطه‌های سرو پیش از شروع برنامه، نه در ساعت شلوغ
اضافه‌سفارش، ذخیره و تکلیف لیوان‌های باقی‌مانده
ذخیره در سفارش لیوان برنددار همایش مثل بیمه است. وسط رویداد نمی‌توان لیوان چاپ‌شده تازه تهیه کرد و کمبود، یعنی سرو در لیوان بدون برند یا اعتراض مهمان. مقدار ذخیره به میزان عدم قطعیت بستگی دارد: همایش با ثبت‌نام قطعی و ورودی کنترل‌شده ذخیره کمتری می‌خواهد و نمایشگاه با ورود آزاد یا مراسمی که دعوت‌شده‌ها همراه می‌آورند، ذخیره بیشتری. عدد ثابتی برای همه رویدادها وجود ندارد؛ سابقه دوره‌های قبل بهترین راهنماست.
در سوی دیگر، ذخیره‌ای که مصرف نشود هزینه است. پیش از سفارش تکلیف باقی‌مانده را روشن کنید: آیا می‌شود آن را در جلسات داخلی یا دفتر مصرف کرد؟ آیا طرح بدون تاریخ برای رویداد بعدی قابل استفاده است؟ این برنامه را هم‌زمان با سفارش بنویسید، نه پس از رویداد.
اگر پس از ثبت درخواست تعداد شرکت‌کنندگان بیشتر شد، هرچه زودتر به کارشناس بگویید. اینکه افزایش در همان تولید جا می‌شود یا به سفارش جداگانه نیاز دارد، به مرحله سفارش و برنامه تولید بستگی دارد و باید از خود کارشناس پرسیده شود. حداقل تیراژ هر محصول هم متفاوت است؛ اگر رویداد کوچک است، پیش از قطعی‌کردن محصول و طرح آن را استعلام کنید.
- ذخیره را با میزان قطعیت تعداد مهمانان بسنجید: ورود کنترل‌شده کمتر، ورود آزاد بیشتر
- برای لیوان دوم، ریزش و خطای سرو جداگانه سهم بگذارید، نه یک عدد کلی
- پیش از سفارش تعیین کنید باقی‌مانده کجا و چگونه مصرف می‌شود
- اگر رویداد تکرار می‌شود، طرح بدون تاریخ یا با تاریخ کوچک را در نظر بگیرید
جمع‌بندی
لیوان برنددار همایش، نمایشگاه و مراسم سفارشی است که هم به دقت در تعداد و هم به دقت در زمان نیاز دارد. تفاوت اصلی با کافه این است که تاریخ ثابت است و فرصت دوم وجود ندارد؛ پس هرچه تصمیم‌ها زودتر و روشن‌تر گرفته شود، ریسک کمتری دارید. نکته‌های اصلی این مقاله را در فهرست زیر ببینید.
اگر سفارش رویدادی دارید، تاریخ رویداد، تعداد تقریبی مهمان، نوع نوشیدنی و طرح مورد نظرتان را در درخواست ARcup بنویسید تا کارشناس محصول، درب، روش چاپ و زمان‌بندی را با شما مرور کند؛ پرداختی پیش از تماس کارشناس و پیش‌فاکتور نهایی وجود ندارد.
- برآورد را از تعداد حاضران، نقطه‌های پذیرایی و لیوان هر نفر بسازید و ذخیره جداگانه بگذارید
- از روز رویداد به عقب برنامه‌ریزی کنید و زمان واقعی تولید و ارسال را از کارشناس بپرسید
- نام، تاریخ و لوگوی حامیان را زود قفل کنید و پروف را همه ذی‌نفعان ببینند
- درب، آستین، سایز، حمل و نگهداری را همراه با تعداد تصمیم بگیرید، نه بعد از آن
برای محصول و فایل خودتان تصمیم دقیق‌تری بگیرید.
مشخصات محصول، تیراژ و فایل فعلی را ثبت کنید تا پرونده برای بررسی فنی و قیمت‌گذاری وارد کارتابل شود.
ثبت درخواست ↖